事务文书的格式规范(13篇)_事务文书的格式规范

在上学期间，无论学习什么，我们都需掌握关键知识点，因为知识点是传递信息的基本单元，对学习导航至关重要。那么，哪些知识点才是我们真正需要的呢？以下是事务文书的格式规范，供大家参考与借鉴，希望对学习有所帮助。

✦ 事务文书的格式规范 ✦

作者：[美]琳达·伊娃·戴蒙德，哈里特·戴蒙德

出版社：人民邮电出版社

内容简介：本书是一本较为全面的职场实用图书，比较系统地介绍了公司公文的写作和模板。适用于各种场合精心制作的公司公文（无论对内对外）对于公司的日常运作非常关键。本书为您准备了上百个适用于多种场合的范例。

注：本文内容节选于《公司公文写作如此简单》一书。本书由人民邮电出版社出版，授权转载部分内容。

编辑推荐

本书适用于各种情况，各个场合……

精心制作的公司公告（无论对内对外）对于公司的日常运作非常关键

本书为您准备了上百条随时可用的模版，适应于多个场合。学习这些语句可以：

1.描述新产品和新服务

2.解释招聘程序

3.了解新战略中心的重点

4.发布迁址或扩建公告

5.发布合并和战略合作公告

作者介绍

琳达·伊娃·戴蒙德曾经出版过多本书籍，领域涉及教育、自助、鼓励、团队建设、商务写作和诗歌。在她不同的`书里都反映了一个主题：聆听。她在一家公司的培训部门做交流技巧培训将近15年，之后她开始关注人们对内心和世界的聆听，发现聆听对于自我成长和公司的成功都非常重要。

20xx年琳达获得国际聆听协会两项大奖：主席奖和商务领域聆听大奖。同样，在她的获奖诗作中，琳达与读者分享了她关于聆听艺术的独特视角。她还就不同情况下的聆听技巧做过专题演讲，比如医疗保健领域中的人际交往和商业往来。她认为任何组织或团体都可以进行相关的聆听技巧培训。

哈里特·戴蒙德的作品主要集中在商务和教育领域。20xx年，她从戴蒙德事务所退休。戴蒙德事务所是哈里特·戴蒙德于1985年建立的一家培训和咨询机构。哈里特和她的团队以及女儿琳达·伊娃·戴蒙德致力于向不同领域的组织提供培训和咨询服务。这些领域包括：药学保健、制造业、医疗保健、金融、交通和酒店服务。

✦ 事务文书的格式规范 ✦

一、通告的分类

通告按用途可分为周知性(事务性)通告、规定性(制约性)通告两大类。

(1)周知性(事务性)通告。即在一定范围内公布需要周知或需要办理的事项，政府机关、社会团体、企事业单位均可使用。如建设征地公告、更换证件通告、施工公告等等。

(2)规定性(制约性)通告。用于公布应当遵守的事项，只限行政机关使用，如《关于禁止燃放烟花爆竹的通告》。

二、具体写作方法

1、标题的写法有四种：

(1)、"通告"。如遇特别紧急情况，可在通告前加上“紧急”二字。

(2)、"关于XXX的通告"。

(3)、"XXX关于XXX的通告"。

(4)、"XXX的.通告"。

2、原由。

主要阐述发布通告的背景、根据、目的、意义等。通告常用的特定承启句式“为……，特通告如下”或者“根据……，决定……，特此通告”引出通告的事项。

3、通告事项。

通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，层次清晰。如果内容较多，可采用分条列项的方法;如果内容比较单一，也可采用贯通式方法。其次要做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。

4、结语。用"特此通告"或“本通告自发布之日起实施”表达。

三、范文示例

四、其他

通报、通告、通知这三个文种都有沟通情况、传达信息的作用，但又有区别：

1、所告知的对象不同。通报是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训通报下级单位或部门，无论哪种通报，受文单位只能是制发机关的所属单位或部门;通告所告知的对象是全部组织和群众，它所宣布的规定条文，具有政策性、法规性和某种权威性，要求人们遵照执行，一般都要张贴或通过电台、电视台等新闻媒体大力宣传;通知一般只通过某种公文交流渠道，传达至有关部门、单位或人员，它所告知的对象是有限的。

2、制发的时间不同。通报制发于事后，往往是对已经发生了的事情进行分析、评价，通报有关单位，从中吸取经验教训;通告、通知制发于事前，都有预先发出消息的意义。

3、目的不同。通报主要是通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息，以指导、推动今后的工作，没有工作的具体部署与安排;通知主要是通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理;通告公布在一定范围内必须遵守的事项，有着较强的、直接的和具体的约束力。

4.作用不同。通报可以用于奖惩有关单位或人员，通知、通告无此作用。

✦ 事务文书的格式规范 ✦

在公文写作中，总结过去、部署未来虽然需要收集大量的材料，并进行反复不断的去粗存精、去伪存真、由表及里、由此及彼等整理归纳工作。但只要明确上级要求、掌握自身实际、深入思考梳理、反复权衡论证，是可以确定出基本的思路、要求、任务和举措的。对文秘而言，很多这方面的东西也是能够从其他业务部门直接获取的，其主要任务是根据领导的意图、行文的需要，准确的归拢、梳理、拔高。确保结构上符合黄金分割，逻辑上无懈可击，表述上生动朴实，效果上入脑入心，总体上也就是要做到准确、鲜明、生动！这些方面，比较实，尽管是重头戏，但比较具体，还是比较好驾驭的。

而在回顾总结与部署未来方面，需要进行必要的形势分析。这既是写作上承转起合的需要，也是准确谋划未来的基点，能否准确把握形势，事关文章的高度、深度和厚度。因此，我们必须对国内外、省内外、行业内外的形势，都必须分析好、判断好、把握好。怎么弄清楚，关键要收集部门、材料上面对形势的分析（党中央、国务院，省委、省政府，中央部委、省直厅局的会议、讲话、公报、报告等材料上的表述）。对这些材料中形势的分析要尽可能直接运用，切不可自行发挥、断章取义。这些形势判断，是集中各方智慧，经过反复研究，以组织的明确确定的，既有的科学性，也有统一思想的必要性。有些时候，我们自己靠局部的涉猎、片面的了解，自认为能更好的表述、更好的概括，但放在大局的角度看，则很可能推定的结论是不全面、不准确的`。

对形势的分析，又绝不能找出论述，拿来一摆就完了。这样分析形势，没有说服力、缺乏内联性，起不到任何作用，没有任何意义，难以产生动力、难以取得成效。真正有力有效的分析必须着力在结合上下功夫，通过高度的融合结合，来实现分析形势的意义和作用。上层的重要精神可以说是基本的理论、基本的观点，既是我们开展工作的宏观背景，也是我们加快发展的现实条件，我们的工作必须立足于这样的形势，顺应这样的形势，在这样的形势下抢抓机遇、顺势而为。一方面，我们要运用自己的语言来描述形势，要从我们的职能出发，按照对推动我们的工作有力的角度，突出与我们关系密切的部分，抓住关键、突出重点，来进行分析和研究，得出鲜明的结论，统一大家的思想、振奋大家的精神、坚定大家的信心。另一方面，要综合运用发展的、联系的、全面的辩证方法来分析。成绩和不足、经验和教训、有利和不利、挑战和机遇等等，都要辩证的看，务实的办，要通过科学分析，得出符合逻辑的、必然的结论，产生巨大的论证力量，打动人心、获得认同。其三，要根据行文目的，选准切入点、侧重点。在任何文章里，对形势的分析都不能占过大的篇幅，分析形势是为部署工作服务的。因此，要根据行文目的的不同选择不同的角度和重点。比如，有的需要说明必要性，有的需要说明迫切性，有的需要强调主动性。目的不同，角度和重点要相应转换，突出针对性和适用性。通过形势的分析，要切实让人觉得下一步的工作确实必要、确实紧迫、确实重要，不能不做、不可不做、不得不做。要通过形势分析，真正坚定大家的信心、统一大家的思想、鼓起大家的干劲，积极主动、热情高涨的落实好部署的工作。

搞好形势分析，最基本的几点：一是收集，收集各个层面关于形势的表述，要大量收集、广泛收集，特别要注意来自不同方面、不同角度、不同层次的分析。二是整理，要对收集的材料进行整理，重点是分类，首先按照领域分，比如政治、经济、社会、文化等等，同一领域内容再按专业、角度等标准进行细分。三是运用，要根据行文的目的，业务的需要，灵活运用，根据不同的角度和重点，科学运用、合理运用，关键在鲜明、有效。

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一、按形成和使用的公务活动领域划分

1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。

2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。

二、按公文的来源划分

1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。

2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的`文件。

3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。

三、按公文的行文关系和行文方向划分

1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。

2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。

3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。

四、按公文的秘密程度和阅读范围划分

从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：

1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

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第一章公文的基础知识

一、什么是公文？

公文是法人之间为处理各种事务而形成的具有特定格式的书面文字材料。公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。

二、公文的种类？

1、《国家机关公文处理办法》中规定的公文种类有十三种，即：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。

2、《中国共产党机关公文处理条例》中规定的公文种类有十四种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。

3、企业常用应用文

通知、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结等

三、公文的作用

1策令作用2规范作用3计划作用4组织作用5协调作用6控制作用7协调作用8联系作用9凭证作用

第二章公文撰写方法

一、总结

1.怎样撰写总结

总结――是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼出规律性的东西，以便指导今后工作。

2、总结的分类

总结按照其工作范围的不同，可分为：综合性工作总结和专题性工作总结。

3、总结的文章结构

①标题：由单位名称、时限、内容、文种四部分组成

②开头，即情况概述。

③主体，即经验体会。

④结尾，即存在的问题及今后努力的方向。

4、撰写总结要注意以下四点：

①收集和占有材料

②实事求是，一分为二

③围绕中心，突出重点

④叙议结合，语言简朴

二、计划

1、怎样撰写计划

计划――为做好某项工作或完成某项任务，根据上级的要求，结合本单位实际情况，确定具体的目标、要求，提出相应的措施和办法而预先作出安排时拟定的一种公文。

2、计划分类

按时间划分年度计划、季度计划、月份计划、一周计划；按范围划分单位计划、部门计划、车间（处室）计划、科室计划.

3、计划的文章结构

①标题：一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成

②正文：前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。

③主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。

④结束语

4、撰写计划要注意以下三点：

①从实际出发，量力而行

②计划中的目标、任务、指标等要写明确

③使用表格式表达计划内容，表格设计要简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时，可以把计划内容分成几张表格来体现。

三、请示

1、怎样撰写请示

请示――下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级解决、批准或指示时使用的文种。

2、请示的分类

请示大体上有五种，即审批事项请示、解决问题请示、建议性请示、请求性请示、答复性请示。

3、请示的文章结构

①标题：要准确点出请示事项。

②主送机关：坚持“主送一个机关”的原则。

③正文：

请示缘由

请示事项

结束语

落款

4、撰写请示要注意以下三点：

①不越级请示

②不多头请示

③要一文一事

四、报告

1、怎样撰写报告

报告――向上级汇报工作、反映情况、提出意见、报送材料、答复上级询问时使用的文种，可分为综合报告和专题报告。

2、报告的文章结构

①标题：要准确点出报告事项。

②报告引据：用简明扼要的语句交待出全文的主要内容。

③报告事项

④结尾

五、会议纪要

1、怎样撰写会议纪要

会议纪要――传达会议议定事项和主要精神，要求个与会单位共同遵守和执行的文种，它是将会议研讨情况和成果摘要综合而成。

2、会议纪要的分类

会议纪要可以分为办公会议纪要、专题会会议纪要、座谈会议纪要。

3、会议纪要的文章结构

①标题：单位名称+会议名称+文种；会议名称+文种

②正文：

③总结部分

④分述部分

⑤结尾

六、述职报告

1、怎样撰写述职报告

述职报告――述职者在被考核过程中，向自己的任命部门和上级领导及职工群众汇报自己在一个时期内守职、尽责和施政情况的书面报告，是干部考核过程中普遍使用的一种事务文书。

2、述职报告的文章架构

①标题

②称谓

③正文：

④开头部分

⑤主体部分

⑥结尾

⑦落款

3、撰写述职报告要注意以下两点：

①实事求是

②语言要恰当、得体

第三章公文写作技巧

一、公文写作的基本套路

公文写作的基本套路三段式：

1、是什么

2、为什么

3、怎么办

即：提出问题――分析问题――解决问题

二、要养成打腹稿的习惯

打腹稿的过程就是谋篇和立意的过程：

1、正确领会领导意图

2、拟定写作提纲

三、公文写作怎样收集材料

公文材料是公文写作的物资基础

1、以前的和最近的

2、正面的和反面的

3、点上的和面上的

4、直接的和间接的

四、熟记公文的结构

从公文结构的'整体来分析，一般的结构为：

开头――主体――结尾

五、公文开头的几种写法

公文开头要开门见山，起句立意、简洁精炼、富于概括力。

1、根据式

2、原因式

3、目的式

4、引文式

5、时间式

6、事实式

六、公文结尾的几种写法

结尾是对全文的总结，应简明概括，意尽言止。

1、总结式2、展望式3、号召式4、要求式5、特定式

第四章公司行政公文处理常识

一、行政公文管理和制发的责任单位

公司总经理办公室是本公司公文处理的管理部门，对各职能管理处室起草的以公司名义制发的上行、下行和平行公文进行审核和管理，从政策、格式、行文规则上把关。未经总经理办公室审核登记，任何车间和处室均无资格以公司名义制发公文，没有法定效力。

二、公文格式

1、公文标题中除法规、规章制度类名称加书名号外，一般不用标点符号。

2、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。写在正文之下，成文日期之上。

3、公文除“会议纪要”以外，都应加盖印章。

4、成文日期以负责人签发的日期为准。

三、发文办理

发文办理是指公司名义制度公文的全过程，即：

草拟→本处室负责人签字→会签→审核→签发→登记、批发文字号→打字→校对→缮印→用印→登记、分发

※必须明确的几个问题：

1.引用公文应先引标题，后引发文字号

2.公文结构层次序数

3.应当适用国家法定计量单位

4、公文中的数字

5、拟制公文

6、装订要求

7、公文的版面要求

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1.概述

命令是一种非常庄严的指挥性下行公文，要求所属机关坚决执行，是强制性的领导与指挥文件。

命令常用于国家最高权力机关或政府元首根据国家最高权力机关的决定，颁布宪法、法律、法令等法规性文件，宣布为执行法规文件而采取的强制性措施，部署重大任务和下达重要指示。也可用于其他行政机关宣布下属的任免、奖惩。

党的领导机关一般不单独使用命令，如须使用常与国家或政府领导机关联名。命令有时简略为令。公文命令范文节选!

2.写作要求

命令通常由三部分构成：

(1)标题

直接标明什么命令(令);也可在命令(令)的前面标明发布命令(令)的机关名称或领导人的职务。

(2)正文

命令的正文多由“原因”和“使命指挥”构成。前者说明为什么要发布该项命令，后者要说明命令所属机关必须遵照执行的'事项，生效与执行的时限。

(3)签署

标示签发此项命令的机关或法定作者，签发的日期，并盖上印章。

命令的撰写，要求文字非常简明扼要，篇幅简短，主要传达领导机关的决定，不必作具体意义的阐发。行文结构要严谨，文句要精炼准确，语气要坚决肯定，不能使用商量或模棱两可的口吻。

3.例文

中华人民共和国国务院令(第351号)

《医疗事故处理条例》已经xx年2月20日国务院第55次常务会议通过，现予公布，自xx年9月1日起施行。公文命令范文节选!

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一、熟悉每个文种的例文

有人说过这样一句话：“天下公文一大抄”，这句话或许存在一定的夸大成分，但更多地是给我们提供了一个备考方略——通过熟悉例文掌握公文写作。在熟悉了公文的基本格式以后我们能做到“形似”，但是要让我们写作的公文更加符合题目要求，得到更高的分数，我们在写作公文时还要让我们的公文符合特定文种的一些基本特点，在形似的基础上做到特色突出。而要突出特色就要对每种文种进行深入的了解，熟悉例文是深入理解具体文种特色的最直接有效地途径。

二、熟悉公文的基本格式

公文写作和文章写作有着千丝万缕的联系，但二者也有着极其大的差别，公文写作非常注重写作的格式，因为公务文书有一个显著的特征——规范的体式。这也就给广大考生提供了一个明确的信号，在复习备考公文写作题时一定要注意公务文书的基本格式，比如公务文书的三大组成部分（眉首、主体、版记）以及每个部分中所包含的一些基本要素（如：发文字号、标题、主送机关、成文日期、附件等）。尤其要注意每一个部分的特别之处，比如发文字号的书写格式，标题的书写规范，成文日期的书写规范以及位置要求等等，掌握好了这些基本的格式要求之后，我们的写作的.公文就做到了“形似”。

三、注意特殊用语

公文写作过程中注意了前面两个方面，我们可以保障写出的文章没有形式上的错误或者问题，但要想得到高分特别是要和其他考生拉开差距更多地是要做到“神似”，这时候我们就要注意每种文种的特殊用语，比如请示的结束语使用错误就很容易形成扣分点，把“妥否，请批示”写成“妥否，请批准”，一字之差，语气就有天壤之别，得分也会有非常明显的差距。所以在备考公文写作的过程中一定要注意公文当中的特殊用语，这是公文达到神似的基础要求。

四、注意语言风格

许多考生在备考公文写作时也注意写作训练，希望通过多写多练来提高分数，这种做法值得表扬，但是在写作训练时一定要注意公文写作的文体要求，即公文的表达方式和语体特征。公文的表达方式包括叙述、说明、议论，以说明为主，在公文写作过程中一般不会使用抒情的表达方式，而有些考生在写作公文时神采飞扬，大发感慨，这样就违背了公文写作在表达方式上的要求；公文的语体特征是准确、简明、庄重、得体，一般不会出现网络流行词或者是新闻式的词语，而有些考生为了体现自己的与时俱进，在写作公文时大量使用时髦词语如“亲”“给力”等等，则违背了公文在语体特征上的要求。所以在写作公文时一定要使用规范的语言，或者使用“官方”语言，这样才会让我们写作的公文更加符合公文的“神”，也才更加符合考试的要求，也才能获得高分。

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“五抓”建党风xy596.COM

抓教育，增强免疫力；

抓制度，增强自制力；

抓查处，增强约束力；

抓示范，增强感染力；

抓领导，增强向心力。

一抓政治建设监督；

二抓重大决策监督；

三抓热点问题监督；

四抓违纪查处监督。

xxx三抓

一抓组织，克服自发、自流现象；

二抓引导，克服盲目、功利现象；

三抓落实，克服应付、虚假现象。

抓细化——重落实；

抓变化——谋高着；

抓深化——求质量；

抓转化——出效益。

抓好四个点

一是抓重点，保生活，促稳定；

二是抓难点，重管理，求效益；

三是抓热点，搞改革，勤服务；

四是抓弱点，重人才，创一流。

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很荣幸参加了市教育局组织的公文写作培训班，通过市里有关部门刘威科长的精彩讲座，使我受益匪浅。下面谈谈我参加公文写作培训的几点心得体会。

一、应用写作时的“忘我”心态

所谓公文就是办理公务文书，是公务文书的简称，它是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时，按规定格式制作的书面材料，一般文体的写作往往都是站在自我的角度，表达自己，或者抒发自己的感想心结，或者阐述自己的观点，也往往是以作者自己的视野理解、所思、所感去说明。听了刘科长的讲解使我茅塞顿开，首先公文写作要讲究政策性、实用性、可靠性、定向性、时间性、规范性，是要站在某一群体、某一组织的位置上，他所传达的是被代表的单位发处的信息。所以在写作时不要总想着自己，而要多考虑文中所代表的事件的立场，因为表达的'是“忘我”，而非“自我”。

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二、公文写作的“真实”文风

我们很多人包括我自己，都喜欢文辞华美、有韵味的作品，因为这些作品往往能给我们带来极大的艺术享受和精神愉悦感，但应用写作不太追求华美、韵味，他的文风相对来说就要朴实一些，他和人们的生活结合得非常紧密，他是一种公用文体，是为了实际工作、实际生活而使用，是行使职权处理日常工作的一种工具。因此，写公用文时一定要避免那种不合适的文风。

三、彻底走出公文写作的“思想”误区

过去我对公文的认识是一知半解的，总是认为随便写写应付过去就行了，根本不想去深究它的写作特点、写作方法和写作要领等，所以，迄今为止，也没有写出自己认为满意的公文。这次培训班使我对公文有了重新的认识，公文这种“爬格子”的工作虽然辛苦、也很枯燥，但是随着自身信息水平逐步提高，看到自己写出的公文严谨公正，那种成就感应该是无与伦比的。公文不是闭门造车，要写出合格的公文本范，必须走出去，请进来。所谓走出去，即多参加一些实践活动，从中发现信息，捕捉信息。所谓请进来就是多向上级及其他有关部门学习，学习他们在公文写作中好经验、好做法，努力提高公文质量。

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一、实用性

俄国形式主义者们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注意。而文学语言不限于传达词语的词典意义，它是对实用语言进行“扭曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感知过程。对此，著名形式主义论者什克洛夫斯基曾说过这样一段话：那种被称为艺术的东西之存在，就是为了唤回人对生活的感受，使人感觉事物，使石头作为石头被感受。艺术的目的就是把对事物的感觉作为视象，而不是作为认知提供出来;艺术和程序是事物的“反常化”程序，和予以其复杂形式的程序，它增加了感受的难度和时延，因为艺术中的接受过程是以自身为目的，所以它理应延长;艺术是一种体验事物创造之方式，而被创造物在艺术中已无足轻重。我们摘引这段话的目的是为了更好地认识实用语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。必须分清了这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写公文的荒唐现象。

二、规范性

公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义;在造句上，公文语言严格遵循语法规则;在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是公文能够得到有效贯彻和落实和保障。

三、模式性

在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的.现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败，而对于公文来说却是一种必需。

公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们，方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简炼明白。

公文语言还有相当一部分是沿用旧语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，在我国世代相袭，已不知用了多少年。这样的套语有益无害，大家乐意袭用，故意标新立异，反而不伦不类。因此，在公文中常常能见到一些文言词语，它们已经自然地与现代汉语融为一体。这是公文语言模式性的表现之一，不足为怪。

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指导

要直截了当，忌"穿靴戴帽"

有一《意见》初稿，在第二个小标题"进一步加强液化气安全管理工作的原则和目标"下，有段话：

为切实加强本市液化气安全管理，要以"安全为先、属地为主、依法监督"为原则，各区(县)政府和相关单位要将液化气的安全管理工作制度化、常态化，实现液化气管理的"三个转变"目标，即：由保供应向保安全、保供应转变，由市管为主向市区共管、属地为主转变，由用户自行换瓶向规范统一配送转变。

这段中，可以直截了当地写明进一步加强液化气安全管理工作的原则和目标，当中不必穿插其他语句，以使原则和目标突出和醒目。公文用语要简洁、明了，使读者一看就明白，以利贯彻执行。后来，这段话修改为：

以"安全为先、属地为主、依法监督"为原则，实现液化气管理的"三个转变"目标，即由保供应向保安全、保供应转变，由市管为主向市区共管、属地为主转变，由用户自行换瓶向规范统一配送转变。

这样，"目标"和"原则"的叙述就比较集中、精练。

范文

要全面考虑，忌失之于偏

有一《关于命名表彰上海市双拥模范区县和爱国拥军模范街道(乡镇)的决定》初稿，在决定命名16个区县为"上海市双拥模范区县"、146个街道(乡镇)为"上海市爱国拥军模范街道(乡镇)"后提出：

希望上述受到表彰的区县和街道(乡镇)再接再厉，不断创新，继续努力，开拓进取，进一步做好双拥工作，进一步巩固和发展军政军民团结的大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶。

这段中，只是要求受到表彰的区县、街道(乡镇)"进一步巩固和发展军政军民团结的大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶"是不够的，本市各单位和驻沪各部队都要这样做。同时，表彰性的《决定》最后写"希望"时，希望的对象一般包括两个：一个是受到表彰的单位(个人)，希望他们再接再厉，另一个是其他单位(个人)，希望他们向受到表彰的单位(个人)学习。公文中，特别是提出的希望和要求，要全面考虑，兼顾各方，反映出整体思维。

后来，这段修改为：

希望上述被命名的区县和街道(乡镇)再接再厉，不断进取，争取双拥工作再上新台阶。

并在其后补充了一段：

希望全市各级党政组织和驻沪各部队向上述被命名的区县和街道(乡镇)学习，进一步做好双拥工作，巩固发展军政军民团结的`大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶。

这样，"希望"的对象比较周全，所提的要求也比较切合实际。

范例

要准确规范，忌前后不一

有一指令性通知的初稿，提出了三点要求：

1.明晰责任、齐抓共管。2.分流管理、分级负责;3.查改并举，重在治理。

这段中，第一点、第二点的前半句用的都是顿号，而第三点前半句用的却是逗号，前后不一致。还有，第一点的结尾用的是句号，而第二点的结尾用的却是分号，也是前后不一致。这些都应该统一起来，才显得对称。公文的标点符号使用不能马虎，要注意顿号、逗号、分号、句号等点号表示的是不同层次的停顿，使用得当，句子就能形成起伏均匀的节奏感。后来，这段修改为：

1.明晰责任，齐抓共管。2.分流管理，分级负责。3.查改并举，重在治理。

这样，通过标点的规范使用，可以表明"三点要求"相互之间的平等、平行关系。

✦ 事务文书的格式规范 ✦

(1)明确行文目的与要求

每一件公文的制发都是有其具体目的的。为了确保公文的目的能够得到实现，公文撰稿人在写作之前对这些目的应该具有真正、深入的了解，以免无的放矢，文不对题。对此，撰稿人还要明确有关写作的具体要求。因为，在公文写作中，文章主题的确立、材料的取舍，以及表达方式的确定和文种的选择都是以行文目的及行文要求为依据的。

公文的行文目的是指公文制发者希望通过发布公文而实现的结果或某种状态。行文要求则是指为实现这一结果或状态而由制作者向受文者提出的有关公文的执行、答复等事项的具体规定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的内容都是为实现这一目的服务的。同时，公文的表达方式及文种的的选择也要服从于实现行文目的需要。离开了行文目的，公文的内容、表达方式及文种的确定和选择就失去了依据和意义，文件自身也就因此而丧失了存在的价值。

在现实管理活动中，公文的行文目的与要求一般是根据现实的需要而确定的。制作者依据机关领导的授意而行事。授意必须清晰具体、确定无疑。要明确交待文件的收受对象、目的要求和主要内容。撰稿人要对机关领导的授意进行认真、细心地体会，并据此组织材料和写作。

(2)确立主题

公文的主题是指公文在汇报工作、说明事物、阐明政策中所表述的基本观点或主张，也就是公文的中心思想。从根本上来说，每一件行政公文的目的都是为反映某个问题，或依据一定的主张解决某个问题的。因而，公文的目的能否实现，在一定程度上取决于主题是否鲜明、正确。主题没有得到鲜明正确表现的文件是没有任何实效的。它们不仅无法为受文者提供某些有益的认识，有时甚至还会适得其反，即增加了受文者对某一问题认识的不确定性，从而使他们迷惑不解、手足无措。

现实生活中，有一部分公文的主题是根据机关领导的授意而确立的，还有一些公文的主题则是必须经过全面深入的调查研究才能确立。在确立主题的过程中，撰稿人最主要的任务是使主题具有高度的针对性，符合实际工作的需要，不仅有助于解决问题，同时还应便于受文者理解和执行。

(3)选择文种

文种，也就是公文名称。它是文件的一个不可缺少的组成部分。主要用以概括公文的性质、用途和作者的职权范围以及行文目的'。公文文种不仅决定着文件的内容、结构及语言表述，同时也关系到公文的权威性和有效性。在撰写公文之前，作者必须正确地选择文种。

选择文种的依据主要以下四点：

其一，遵循国家关于公文处理法规的有关文种的规定。我国法规规定的公文种类包括命令、决定、指示、公告、通知等，公文制作者应根据实际需要从中选取，而不能生造或错用。

其二，依据作者与主要受文者之间的工作关系选择相应的文种。在选用文种时，如果不遵循机关之间的工作关系，在一定程度上会妨碍公文效用的发挥，严重的甚至会构成制作者的违法失职行为。

根据作者与主要受文者之的工作关系选择文种，要求撰稿人首先对这些关系有清楚的认识，以此来指导自己的行为。一般来说，当机关之间的关系不平等时，即是指导与被指导，领导与被领导的关系时，上级机关一般采用指导性、公布性的下行文种，如规定、决议、命令等，下级机关则使用陈述、申请性的上行文，往往采用商洽性文种，如函。呈请性或指令性的文种则不宜使用。

其三，依据制发机关的职权范围选用恰当的文种。

在现实管理活动中，有一些公文文种对使用者有明确的限制条件。只有具备这些条件的机关才可以采取这些文种。如命令，它是一种领导性文件，下级机关向上级机关行文或平行机关之间相互行文是不能够使用的。同时，也决非一切处于领导地位的机关或组织都可使用。任何机关都必须严格按照自身的职权范围行文，否则，所制发的公文一律无效。

其四，依据行为目的选择文种

各机关应依据公文的行文目的及表现主题的需要来选用文种。所选议程应该有助于实现行为目的和行为要求，有助于使公文主题得到正确、鲜明表现。在上行文中，报告和请示在性质上比较相近，但在表现主题、表明行文目的和要求等方面的作用却是不同的。报告可用于汇报工作、反映情况和提出建议，却不能表现有关请示事项的工作汇报或情况反映。文种选择不当，将会影响行文目的及行为要求的实现。

(4)调查研究、收集材料

材料对于公文写作来说是必不可少的，它既要确立公文主题的基础，同时又是表现主题的重要手段或工具。没有材料的支持，公文的主题就无法有效地表达出来，并为受文者很好地理解和接受。

在明确了行文目的与要求、选定公文文种之后，撰写者便应该通过深入调查研究来收集和占有材料。收集材料是占有材料的基础和前提，在收集过程中，材料的数量越大越好，要全面收集各种类型的材料。只有材料丰富、翔实，撰写人才有可能准确的把握事物的来龙去脉及其发展规律和条件。从而使文章具有较强的针对性及直接应用性。占有材料则是在广泛收集材料的基础上，经过认真分析或筛选而获得、吸收有用材料。

材料的来源除了现成的档案资料外，主要的是撰写人通过广泛、深入的调查研究所获得的第一手材料。在调查研究过程中，作者应该注意防止或消除各种主观因素的干扰。调查可采用会议、访问、问卷等方式来进行。对于调查所获得的资料，要进行认真的分析和整理，从中筛选出符合主题要求的材料，以求实现观点与材料的统一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的说服力和有效性。

(5)选择恰当的表达方式

说明、叙述、议论是公文常用的三种表达方式。在写作之前，撰稿人需要根据公文的性质、行为目的与要求以及受文对象的实际状况等因素，确定一种或几种符合主题表现要求的表达方式。

2.撰拟文稿

必要的准备工作完成以后，撰拟文稿的工作便可以进行了。它包括安排结构、拟写提纲、书定文稿三个步骤。

(1)安排结构

公文的结构即公文的组织构造，它是指公文的数据构成。在公文写作中，安排结构的涵议是指具体确定公文的数据构成，同时对数据的表达次序、相互间的衔接酴以及正文开头结尾的方式等进行筹划。

其一，确定公文数据构成

为维护公文的权威性和有效性，公文的数据项目必须完整有效。各项数据的确立应以使公文发生效用的各种要求为依据，绝对不能把一切与有效实现行文目的无关的数据也强扯进来，数据的确立应该坚持少而精的原则，并且构成一个统一、完整的体系。

为保证公文的质量，各项数据所表达的信息必须完整正确，使受文者能够准确把握作者的意图，同时消作思想认识上的不确定性。其次，数据项目的选择也还应参照公文的具体情况而进行，不可生搬硬套。

其二，确定正文的表述次序

正文数据项目的次序安排一般需要撰稿人根据实际情况进行灵活处理。例题的表述次序，可以使公文层次精晰、条理分明，同时也为受文者阅读和理解公文提供方便。在现实生活中，有些公文依据事物发展的时间顺序排列次序，其特点是以文件所反映的客观事物发展的时间顺序为数据排列的主要线索。有些公文则按事物总体的各部分的性质及相互关系进行排列，也有的以事物构成要素的逻辑次序为线索。但是，不论采用何种方式，都必须考虑到不同文种的特点，并根据该文种反映信息的角度及方式进行排列。

其三，安排好层次、段落间的衔接与转换

公文的层次及段落物衔接与转换应该做到前后连贯，形成一个严密完整的有机整体。这一问题如何处理得当，不仅能够使公文结构更加周密严谨，文风顺畅通达，而且也有利于受文者阅读和理解。

具体衔接和转换方式的选择，应该视具体情况而定，尽量选取有效而又简洁的形式。同时，恰当地运用各种关联词，使之有效而又简洁的形式。同时，恰当地运用各种关联词，使之很好地发挥出承上启下的作用，从而进一步维护和突出公文的整体性。

其四，写好开头与结尾

公文的开头和结尾也是整篇内容的一个重要组成部分。它们的表述是否恰当或有力，在一定程度上也会对公文的质量产生影响。

公文的开头大都采取开门见山式，直接、平实是其显著特点。就其具体的表现形式来说，主要包括以下几种：以简要文字交待制发公文的目的和根据;简明揭示全文主题;概述有关制发公文的背景;阐明基本观点，以提问的形式表达出公文的结论;表明批准、批转、转发执行的态度;表示贺意、敬意、谢意等。

公文的结尾，又称结语，其功能主要在于维护公文的完整性，加深受文者对正文的理解。具有简练的特点。其形式也多种多样，主要有：使用专用词语，总结全文;对主题进行简要概括或强调，以加深读者的理解;再次强调行文目的或行为要求，发出号召，提出要求和希望;说明生效、施行时间或处罚措施等有关事项。

(2)拟写提纲

提纲即指公文的写作计划。在动笔之前，撰写人对全文的结构安排应有通盘考虑，据此对材料及各层次、段落的衔接与转换作出恰当的安排。

公文的提纲一般包括下述内容：公文标题;公文的开头;公文正文的表述层次与各层次中的论点、论据与安数安排;各个层次、段落间的衔接、转换、呼应;公文的结尾及其它数据项目。

(3)书写文稿

公文提纲拟定之后，就可以据此写作文稿。文稿应在各式规范的发文稿纸上形成，在写作时，公文中的人名、地名、数字、引文必须准确;引用公文需先引标题;后引发文字号，日期应写具体的年月日。此外，字迹要清晰规范，公文的结构层次也按统一规定书写。

3.审核修改

对于初创文稿的审核和修改也是非常重要的。审核修改的步骤是：首先由撰写者自己仔细推敲修改，对于重要的文稿则需提交组织讨论或请示领导。领导核稿是最后一道关口。

公文审核修改的内容主要是：文稿内容是否符合国家的法律、法规、政策;文字表述的准确性：文稿中所提工作原则、措施的可行性;书写字迹及文稿格式的规范性等内容。

4.签发定稿

签发是指机关或组织的领导人在对文稿作出终审核准之后，批准正式定稿并予以签署。这是公文生效的必经程序。它实际上是对文稿的一次全面核查。只有这项工作完成以后，公文才可发挥执行效用

✦ 事务文书的格式规范 ✦

一、对策类公文的适用范围

对策类的公文根据字面意思理解，就是针对一些问题提出适应的解决对策。但是不同的文种之间也有一些区别。利于建议书和倡议书之间就有明显不同：建议书的发起人或者叫发文单位往往是个人、集体或单位，为了解决某一个问题而向有关单位、领导或上级部门提出建议的文种，有时也叫意见书。而倡议书发文单位虽然也是一些个人或集体，但是所提出的对策往往是针对公众发起的，能起到广泛呼吁号召的作用。在正对不同的发文对象时，选取的具体文种也存在差异，这也是由于公文种类繁多，且文种间有不同的适用对象所致。

二、对策类公文的特点

1.内容的针对性:虽然在具体的考试中不会让你真实的着手处理某些问题，作答过程中的想过要点也是一些想法意见的形式出现，但一定是针对材料中的问题而提出，只是空泛的主观臆断往往会偏离要点，所写内容一定要结合材料实际问题提出。

2.表达的有效性:当面对的是给上级部门领导提出解决对策时，一定要注意所提对策的有效性和实用性。例如让你解决全球环境恶化如何建设宜居地提出建议时，有些天马星空的考生给出“移居月球”的方案，就明显的脱离实际作答。因此在表述时对策一定是能够切实可行的。

3.行文的定向性:对策类公文的发文单位往往都是包含部分：标题、发文对象、正文、发文单位、发文日期。

三、基本格式

对策类的公文与普通公文的格式基本一致，往往也包不拘泥于此。

1.标题，通常按照“关于+主题+文种”的形式书写，且大部分都是写给特定对象阅读的，对策类公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。

2.发文对象，也叫称谓，即文种所要呈现的集体或上级单位领导等。

3.正文，结构与一般公文相同，包含开头、主体、结尾三部分。但是不同的文种也有一些差别，例如倡议书的核心作用是为了广泛发动群众，因此在结尾部门往往会有呼吁号召或者表明决心的表述，但建议书中往往不会有直接的号召性或宣传性的内容。

4.发文单位，往往以集体和单位呈现，代表个人出现频率较低。

5.发文日期，在考试作答中一般不出现具体日期。

四、具体成文